Kho bạc Nhà nước: Đổi mới quy trình nghiệp vụ, tạo thuận lợi hơn cho khách hàng

Cải cách từ những giao dịch cụ thể

Xác định cải cách hành chính là nhiệm vụ trọng tâm, thời gian qua, Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã tập trung rà soát, đơn giản hóa thủ tục, đẩy mạnh giao dịch điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động nghiệp vụ. Mục tiêu là giảm thời gian, chi phí cho đơn vị giao dịch nhưng vẫn bảo đảm các khoản thu, chi ngân sách nhà nước được chặt chẽ, an toàn.

Một ví dụ mới nhất là quy trình thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản và trao đổi thông tin Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua Cổng trao đổi dữ liệu vừa được KBNN ban hành.

Kho bạc Nhà nước Khu vực XIX kiểm soát chi ngân sách nhà nước. Ảnh: Đức Minh

Điểm đáng chú ý là dữ liệu danh sách thanh toán được sử dụng xuyên suốt từ đơn vị giao dịch đến KBNN và ngân hàng thương mại (NHTM). Đơn vị giao dịch lập hồ sơ, chứng từ và danh sách thanh toán, ký số rồi gửi đến KBNN thông qua Hệ thống dịch vụ công. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra định dạng số tiền, đối chiếu số tiền chi tiết với tổng số tiền trên chứng từ và danh sách.

Sau khi được KBNN kiểm tra, xác nhận, danh sách thanh toán được trả cho đơn vị giao dịch. Ở phía NHTM, dữ liệu được tiếp nhận thông qua Cổng trao đổi dữ liệu của KBNN. Ngân hàng có thể tải dữ liệu trên Cổng trao đổi dữ liệu hoặc kết nối API để nhận dữ liệu, sau đó đối chiếu với các lệnh thanh toán trước khi chuyển tiền đến tài khoản của từng cá nhân thụ hưởng.

Việc kết nối dữ liệu theo một quy trình thống nhất giúp hạn chế xử lý thông tin ở từng khâu riêng biệt, đồng thời hỗ trợ phát hiện sai sót ngay trong quá trình lập và kiểm tra hồ sơ. Đây cũng là hướng cải cách KBNN đã thực hiện trong những năm qua, từ rà soát, đơn giản hóa thủ tục đến chuyển các giao dịch lên môi trường điện tử, kết nối và chia sẻ dữ liệu với các cơ quan, đơn vị liên quan.

Giảm việc cho khách hàng, tăng kiểm soát trên hệ thống

Cải cách thủ tục hành chính tại KBNN không chỉ là giảm giấy tờ hay thay giao dịch trực tiếp bằng giao dịch trực tuyến. Cùng với tạo thuận lợi cho đơn vị giao dịch, các yêu cầu về kiểm soát, an toàn và bảo mật thông tin được đặt ra ngay trong quy trình điện tử.

Với quy trình thanh toán, chi trả cho cá nhân qua tài khoản mới, dữ liệu danh sách thanh toán khi truyền nhận giữa KBNN và NHTM qua API (giao diện cho phép các hệ thống phần mềm tự động trao đổi dữ liệu) hoặc Cổng trao đổi dữ liệu được mã hóa và ký số. Các thông tin như số tài khoản, số tiền thanh toán được bảo vệ trong quá trình truyền nhận.

Quy trình mới cũng quy định rõ cách xử lý khi NHTM phải chuyển trả toàn bộ hoặc một phần khoản thanh toán do thông tin tài khoản không khớp, dữ liệu không chính xác hoặc tài khoản của người nhận đã đóng. Đối với trường hợp chuyển trả toàn bộ, NHTM phải thực hiện chuyển trả chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Khi nhận thông tin hoàn trả, KBNN kiểm tra nguyên nhân, phối hợp với đơn vị giao dịch để xử lý và thông báo cho đơn vị theo quy định.

Thực tế triển khai cải cách của KBNN cũng cho thấy những lợi ích trực tiếp đối với đơn vị giao dịch.

Ông Nguyễn Lê Minh – Giám đốc Ban điều hành Dự án cải tạo, mở rộng Quốc lộ 2 đoạn Vĩnh Yên – Việt Trì thuộc Ban quản lý dự án Hàng hải và đường thủy (Bộ Xây dựng) cho biết, trong quá trình thực hiện thanh toán vốn đầu tư công, ông đánh giá cao tinh thần trách nhiệm và sự tận tình của công chức KBNN trong hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ.

Ông Minh cho biết, với đặc thù các dự án đầu tư công có khối lượng hồ sơ lớn, yêu cầu kiểm soát chặt chẽ, việc cán bộ Kho bạc hướng dẫn cụ thể, trao đổi kịp thời đã giúp đơn vị hạn chế sai sót, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định và bảo đảm tiến độ giải ngân.

“Điều chúng tôi ghi nhận là cán bộ Kho bạc không chỉ kiểm tra cẩn thận các điều kiện thanh toán mà còn hướng dẫn rất tận tình để đơn vị hiểu và thực hiện đúng. Sự thận trọng đó đi cùng với tinh thần hỗ trợ, đồng hành với đơn vị, qua đó giúp quá trình thanh toán được thuận lợi hơn” – ông Minh chia sẻ.

Theo ông Minh, việc đẩy mạnh giao dịch điện tử và trao đổi hồ sơ trên hệ thống cũng giúp giảm thời gian đi lại, thuận tiện hơn trong quá trình bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Đây là yếu tố có ý nghĩa đối với các ban quản lý dự án khi phải xử lý nhiều hồ sơ thanh toán trong quá trình triển khai dự án.

Hướng tới nền hành chính phục vụ

Từ cải cách thủ tục hành chính đến hiện đại hóa hoạt động nghiệp vụ, KBNN đang từng bước thay đổi phương thức phục vụ theo hướng lấy đơn vị giao dịch và người thụ hưởng làm trung tâm.

Định hướng này đã được xác định ngay từ khi KBNN nghiên cứu cải cách thủ tục theo hướng giảm thành phần hồ sơ, đơn giản hóa quy trình và thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử. Cùng với đó là kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ, ngành và liên thông hệ thống với các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

Đến nay, yêu cầu này tiếp tục được đặt trong quá trình xây dựng Kho bạc điện tử, Kho bạc số. Việc đầu tư, nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin, trong đó có Hệ thống thông tin ngân sách và kế toán nhà nước số (VDBAS), được triển khai gắn với yêu cầu hiện đại hóa phương thức quản lý và phục vụ.

Cùng với đó, KBNN tiếp tục duy trì các hệ thống giao dịch điện tử, kết nối với ngân hàng thương mại và các hệ thống thông tin liên quan. Việc chuẩn hóa dữ liệu, tăng khả năng liên thông giữa các hệ thống giúp giảm dần những công việc mà đơn vị giao dịch phải thực hiện thủ công.

Trong hoạt động của KBNN, khách hàng chủ yếu là các đơn vị sử dụng ngân sách, các tổ chức, cá nhân có giao dịch thu, chi ngân sách và những người thụ hưởng các khoản chi từ ngân sách nhà nước. Với mỗi nhóm khách hàng, yêu cầu giao dịch có thể khác nhau, nhưng điểm chung là thủ tục rõ ràng, dễ thực hiện, thời gian xử lý hợp lý và được hỗ trợ khi có vướng mắc.

Vì vậy, lấy khách hàng làm trọng tâm không chỉ thể hiện ở việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến hay số hóa hồ sơ. Các quy trình nghiệp vụ cũng phải tiếp tục được rà soát để loại bỏ những khâu trung gian không cần thiết, dữ liệu được kết nối để hạn chế việc cung cấp thông tin nhiều lần và hệ thống hỗ trợ người giao dịch phát hiện sai sót ngay trong quá trình lập hồ sơ.

Từ một giao dịch thanh toán cho cá nhân, việc dữ liệu được chuẩn hóa từ đơn vị giao dịch, chuyển qua KBNN và tiếp tục kết nối với NHTM cho thấy cách thức phục vụ đang được thay đổi từ những khâu cụ thể.

Mục tiêu đặt ra là vừa bảo đảm quản lý chặt chẽ tiền, tài sản nhà nước, vừa tạo thuận lợi cho người giao dịch. Khi thủ tục được đơn giản hóa, dữ liệu được kết nối và nhiều khâu kiểm tra được thực hiện tự động, đơn vị giao dịch giảm được thời gian, chi phí thực hiện thủ tục, trong khi công chức KBNN có thêm điều kiện tập trung vào những nội dung cần kiểm soát.